10 Consejos para ser más productivo

Hace algún tiempo os preguntaba en instagram acerca de qué temas queríais que os hablara en el blog, y después del plan de empresa el siguiente tema en el ranking era la productividad.

Creo que es un tema que nos preocupa mucho a todas. Cualquiera que tenga su propio proyecto como autónomo o tenga a su cargo una microempresa sabe que a veces hay que hacer malabares para llegar a todo. No todo es producir o diseñar, sino también están las tareas administrativas, responder mails, hacer fotos, preparar envíos, marketing, ventas, y un largo etcétera. Si no eres capaz de organizarte bien puedes acabar ahogado en un mar de listas de tareas por hacer. Tareas diarias que te impiden evolucionar en tu proyecto.

Si no tienes un proyecto como el mío, igualmente te invito a seguir leyendo, este post también puede servirte para gestionar tu tiempo en tu trabajo por cuenta ajena, en tu vida, o en tus estudios.

portada-productividad-tareas_publicación fb copia

Como siempre digo no soy una experta en el tema de la organización, pero a lo largo de estos años con lelelerele puedo asegurar que he aprendido a gestionar mi tiempo mucho mejor de lo que lo hacía antes, a establecer prioridades, a no perder de vista mis objetivos.

No te voy a engañar, duermo menos de lo que me gustaría, mi vida es un puro estrés, así que no te hagas demasiadas ilusiones, lo siento, estos consejos no son mágicos, no te harán reducir el volumen de trabajo, pero sí que te ayudarán a ser más efectiva, y posiblemente a llegar a más cosas y sobre todo más lejos.

1. Reduce las interrupciones y las distracciones.

Esto parece muy evidente, pero estar delante del ordenador no es sinónimo de trabajar. ¿Cuantas veces te descubres a ti misma mirando noticias chorra en facebook, o boniteces en pinterest, o tiendas online, o hablando con una amiga por wasap, cuando deberías estar trabajando?. Si midieramos todo el tiempo que nos distraemos durante el día nos sorprenderíamos.

Con la cantidad de estímulos que tenemos actualmente es casi imposible no distraerse, pero es importante tener algunas estrategias para controlar y reducir esas distracciones. En mi anterior post sobre la productividad, “cómo aprovechar mejor el tiempo” , te hablaba de la técnica del pomodoro, échale un vistazo si te interesa.

Reserva momentos del día concretos para esas distracciones, el ratito del café, o media hora concreta después de comer. Distráete pero hazlo de forma consciente y controlada.

mini guía para hacer plan de empresa


2. Di NO a las excusas.

A veces no avanzamos porque inconscientemente nos estamos poniendo excusas. Sobre todo lo hacemos en esas tareas que están fuera de nuestra zona de confort, o en aquellas que menos nos gusta hacer. Identifica estos “momentos de escaqueo” que te impiden avanzar. Reacciona, y ponle solución. 

Si la excusa se debe a que esa tarea en concreto no te aporta motivación intenta motivarte dándote algún pequeño premio al terminarla, o pasa a otra que te llene más y retoma esa un poco más adelante, pero no te quedes estancada perdiendo el tiempo.

proceso lili lelelerele


3. Hacer más tareas no significa que seas más productiva

Consigue hábitos productivos, es decir, hazte la pregunta antes de iniciar una tarea ¿en qué medida me ayuda esto a alcanzar mis objetivos?

Pongamos por ejemplo el siguiente caso: Como se te da bien coser te piden que hagas los 25 disfraces de la clase de tu hijo para carnaval ¿Te está acercando eso a tu objetivo?, yo diría que no… Y eso no significa que seas una mala madre o una mala amiga, sino que estás luchando muy fuerte por tirar adelante tu proyecto y eso no incluye ocupar tu jornada laboral en ese tipo de tareas.

proceso fabricación helos lelelerele


La jerarquía de la productividad:

Como os comentaba en mi post sobre el plan de empresa, es importante tener los objetivos estructurados y claros, y saber cómo formularlos para pasar a la acción. Aquí entra un aspecto muy importante, la jerarquía de la productividad. Si perdemos esta jerarquía de vista podemos quedarnos en lo inmediato, en lo urgente, en “apagar fuegos” y no ver más allá.

niveles-colores-tareas

-En nuestro día a día debemos tener siempre en cuenta nuestra misión,visión y valor. Esto sería la esencia de tu proyecto, lo que quieres conseguir, tu FUERZA.

-Tampoco podemos perder de vista los objetivos, que debemos ir replanteándonos cada uno o dos años.

-A continuación las áreas de responsabilidad, que son las facetas en las que te deberás centrar para conseguir tus objetivos (algunos ejemplos pueden ser, la comunicación, captación de clientes, diseño de nuevos productos, etc.)

-Luego están los proyectos, que son el camino para conseguir esos objetivos, debemos revisarlos semanalmente.

-Y por último las tareas clave, esas acciones que derivan directamente de los proyectos.

-Además de las tareas clave también existen otras tareas, que son aquellas que no derivan directamente de nuestros proyectos, y que igualmente debemos hacer. Como por ejemplo las tareas repetitivas (las que tienen una frecuencia determinada, por ejemplo presentar la declaración trimestral) o  las tareas pendientes (las que surgen del día a día) o las tareas imprevistas o urgentes.


4. Controla tus tareas:

Todas estas tareas, tanto las clave, como las periódicas, las urgencias, o las tareas pendientes, van apareciendo. Muchas de ellas a partir de ideas que se nos ocurren en el momento más inesperado, a partir de llamadas, emails, o mientras andamos por la calle. Es importante anotarlas en el momento, ya sea en un cuaderno, un post-it o una nota en el móvil, para que no se nos olviden, o lo que es peor, que se queden dando vueltas en la cabeza impidiendo que nos relajemos o desconectemos.

Aunque las anotes en el primer lugar que puedas, debes ocupar unos minutos al día en reunirlas en un mismo sitio,  controlarlas y lo más importante, evaluarlas utilizando esta regla:

tareas colores


5. Reacción ante tareas imprevistas y urgentes:

A veces se nos olvida que imprevistos y urgencias no son lo mismo. Cuando surge una tarea imprevista solemos bloquearnos e intentamos solucionarla cuanto antes, pero lo ideal es que la registremos, analicemos y busquemos el momento adecuado para hacerla.

Las tareas urgentes también suelen causar bloqueo. Antes de entrar en pánico piensa, ¿es importante para ti? puedes reorganizar tus tareas para hacerle un sitio, puedes decir no…

lelelerele-bowiedoll-bowie-doll-davidbowie-bowietribut


6. Evalúa cómo lo has hecho:

Reflexiona cada día y cada semana que has hecho bien y que has hecho mal, y piensa en como puedes mejorar. Haz un seguimiento de los resultados de tus actos, de la evolución de tus proyectos. Es importante tener un listado de los proyectos en los que trabajamos a diario y gestionarlo  (ejemplo: nueva web, nueva linea de productos, imagen de marca…) y así ver como evolucionan y darnos cuenta de si las tareas diarias nos llevan hacia ellos o si estamos “apagando fuegos” y olvidándonos de lo principal.proceso lelelerele


7. Localiza cuál es tu momento del día mas productivo:

Todos tenemos un momento del día en el que estamos más concentrados y activos, el mío es a primera hora de la mañana, hay mucha gente que lo tiene por la noche… Localiza cuál es tu momento del día más productivo y organiza tus tareas en función de él.  Este esquema puede servirte de guía.

productividad-horas-lelelerele


8. Evita las reuniones y llamadas innecesarias:

Una de las actividades en las que más tiempo se pierde y de las que menos resultados se obtiene es de las llamadas telefónicas y reuniones. Aunque a veces son necesarias e incluso motivadoras debemos recurrir a ellas sólo cuando el tema a tratar no pueda solucionarse con un simple email. 

Además cuando hagamos una reunión es mejor que lo hagamos con el orden del día escrito de antemano, detallando los puntos que vamos a tratar para no olvidarnos de nada ni irnos por las ramas.


9. A veces es mejor hecho que perfecto

Las personas creativas solemos ser muy exigentes, y le damos mil y una vueltas a cada cosa que hacemos.

Sinceramente, a mi me hubiera encantado hacer este post mucho más bonito, currándome a tope el diseño, haciendo unas bonitas infografías, con algo más de color… Pero creo que aunque no es un post perfecto, puede ser útil e instructivo tal y como lo he hecho. Así que prefiero publicarlo de esta forma, aunque no me satisfaga por completo  que no publicarlo.

Pero no os penséis que esto me pasa sólo con este post. Hay proyectos de los que ahora me siento muy orgullosa que en el momento de sacarlos a la luz no me parecían suficientemente bonitos. No te dejes llevar por ese miedo, por esa búsqueda de la perfección. A veces es mejor no pensar tanto y hacer más. La auto-exigencia es a veces el miedo disfrazado.

benita-conejita-lelelerele-handmade-hecho a mano- nurseryroom-kidsdeco-decoración-diseño-mpeluches-infantil-regalo original


10. Acuérdate cada día de descansar y cuidarte.

Cuídate, descansa, duerme bien, aliméntate correctamente, date pequeños premios y caprichos, haz ejercicio y sobre todo hazle caso a tu cuerpo.

Si un día sientes que no puedes más desconecta, sal a dar un paseo o a que te hagan un masaje. Cuando vuelvas al trabajo serás mucho más productiva de lo que lo hubieras sido si hubieras pasado todo el día con el culo pegado en la silla.

mantelillo-plato-cuchara-vajillabenito-madrigueraworkshop-lelelerele


Y hasta aquí el post de hoy, espero que os haya sido útil. ¿Vosotros tenéis alguna técnica para ser más productivos? Dejádmela en comentarios, ¡me encantará leerla!