Mini guía para hacer tu plan de empresa y pasar a la acción

Hace unos días os preguntaba por instagram sobre qué tema preferíais que tratara el post de hoy, y el tema del “Plan de empresa” ganó por goleada. La verdad es que hace tiempo que quería hacer un post sobre este tema, no soy una experta, pero sí que he hecho mi propio plan de empresa y lo he ido revisando y actualizando a lo largo de los años, así que puedo daros mi punto de vista.  Qué es lo que pienso que no debe faltar en él y algunos consejos para que hagáis el vuestro.

El plan de empresa se utiliza normalmente a nivel externo, para solicitar financiación o subvenciones, pero también es una hoja de ruta ideal para uso personal, ya que nos servirá para no perder nuestro foco inicial, para transformar nuestras metas en objetivos concretos y también para ver nuestra evolución a lo largo de los años.

He visto muchos modelos de planes de empresa y en mi opinión la mayoría son complicados y farragosos, incluyen legislación, muchos números, y un montón de palabras raras que a veces dan pereza con sólo verlas, pueden resultar muy útiles en algunas situaciones, pero a veces es mejor empezar por algo más sencillo, que nos sirva para pasar a la acción y no bloquearnos.

Se que muchos de los que leéis mi blog habéis iniciado vuestro propio proyecto o estáis pensando en hacerlo, así que para el post de hoy os traigo esta mini guía para hacer tu plan de empresa y pasar a la acción

Este plan te servirá para organizarte las ideas, no es un modelo complejo para presentar a organismos, sino uno sencillo, para tu uso y disfrute personal, para analizar tu proyecto y pasar a la acción cuanto antes. Así que hazte una buena taza de café, coge tu libreta favorita y un boli porque vamos a empezar.

Paso 1. Algunas preguntas:

Antes de empezar deberás hacerte algunas preguntas:

RAZÓN: ¿Por qué quieres empezar este proyecto?

METAS: ¿Cuáles son tus objetivos a medio y a largo plazo? se realista, pero también sueña con tu situación ideal, quizás quieras hacer un imperio o quizás quieras trabajar desde casa en lo que te gusta. Pero deja claros cuales son tus objetivos desde el principio, ya que tus acciones para conseguirlos serán muy distintas.

CLIENTE: ¿Quién es tu cliente ideal? edad, sexo, donde se encuentra, qué consume, cómo lo consume, desde donde, compra online o en tiendas, utiliza las redes sociales…

DINERO: ¿Qué inversión vas a necesitar para llevarlo a cabo? Ten en cuenta todos los gastos, materiales, equipo, maquinaria, locales, incluso el dominio de la web. ¿Como vas a conseguir ese dinero? te lo va a prestar alguien, tienes ahorros. ¿Cuántas ventas necesitas hacer para recuperar la inversión?

Paso 2. ESQUEMA: Este es el paso más trabajoso, así que debes tomarte tu tiempo en rellenar el siguiente esquema, paso a paso.

. El resumen

Antes de pasar a cosas más concretas deberás aclarar la visión general de tu negocio. Tanto de la estructura de tu negocio (vas a llevarlo tú sola, vas a formar un equipo…), la localización (lo llevarás desde casa, necesitarás un local). Quizás te sientas abrumada al principio, muchas preguntas, incluso puede que algunas de ellas ni siquiera te las hayas planteado antes, pero también debes verlo como una oportunidad, una hoja en blanco que te ayudará a esclarecer todos los aspectos esenciales de tu proyecto.

En el resumen no deberás olvidar:

MISIÓN: Qué, para quién y porqué

VISIÓN: Lo que deseamos en el futuro, hacia donde queremos ir

VALOR: Qué es lo que te hace diferente al resto, cuál es tu fuerte, cuál es tu FUEGO

. Las Metas

En este punto trataremos de desarrollar un poco más la “Visión”. Como he dicho antes sé realista pero no dejes de soñar con tu situación ideal.

• Qué deseas conseguir de aquí a 6 meses
• Qué deseas conseguir de aquí a 1 año
• Qué deseas conseguir de aquí a 5 años

. Productos y servicios

Obviamente, para ser un negocio,necesitarás ofrecer algo a tus clientes. Por lo tanto, tu plan de empresa también debe describir esos productos o servicios.

Cuanto más concreto seas en este punto mejor, si tienes varias categorías de productos este es el momento de definirlas. Por ejemplo, si tienes una empresa de diseño gráfico para eventos, podrías dividir tus servicios en: invitaciones de boda, comuniones, cumpleaños, otros eventos. A su vez dentro de las categorías podrían haber subcategorías.

Al hacer esto, incluye una breve descripción del producto. Esto hará que tu plan de empresa sea más detallado, y también te facilitará otras acciones futuras. 

Incluye:

• Lista de todos los producto y subproductos y su descripción.

. Proceso

Es esencial detallar cuál es el proceso de fabricación de tus productos, cuáles son los pasos que debes seguir para conseguir el producto final, cuáles serán tus proveedores y cuál es el coste de cada fase del producto. ¿Lo producirás tú misma? ¿Contratarás un equipo que te ayude? ¿O debes localizar un taller que lo fabrique?

Incluye:

• Explicar el proceso de fabricación, ¿cuáles son los pasos que debes hacer hasta conseguir el producto final?.
• ¿Cómo lo fabricarás?
• ¿Cuáles serán tus proveedores?
• ¿Cuál es el coste de cada parte del proceso?

Toda esta información será de utilidad. Tanto a la hora de definir el precio final de nuestro producto como para analizar los gastos y la financiación.

. Los Clientes

Tienes un proyecto, un servicio o producto, pero para llevarlo adelante necesitas clientes que estén interesados en él y que estén dispuestos a pagar su precio justo. Para llegar hasta ellos deberás saber quienes son exactamente. Esto te ayudará a canalizar tus esfuerzos de marketing de forma adecuada.

Incluye:

• Cliente ideal: Describe tu cliente ideal. Puede existir un perfil o varios. Para este punto lo mejor es que te inventes un personaje y que le vayas añadiendo unas características. Por ejemplo: “Hombre de 50 años, casado y con hijos, clase media, interés por las nuevas tecnologías, acostumbra a comprar online, blablabla.” Desarrolla uno o varios perfiles de clientes, y cuanto más específicos sean mejor .
• ¿Cómo los encontrarás? Por dónde se mueven
• ¿Cómo los convencerás? Qué les interesa
  

   

. Marketing y ventas (promoción)

Una vez que hayas definido los productos y los clientes deberás describir los precios. ¿Cuánto cobrarás por los productos? Hay que tener en cuenta los costes que analizaste para el proceso de producción, también los costes fijos (cuota de autónomos, alquileres, dominios web, y un largo etcétera) no olvides tu margen de beneficio y finalmente el IVA. Es importante tener claro que tus precios no los define tu competencia, ni tampoco el concepto que tenga tu vecina de lo que es caro y barato.

Si bajamos los precios de nuestros productos cada vez que alguien nos diga que son caros echamos al traste todo el trabajo, y condenamos nuestro proyecto a la ruina, ya que ni cubriremos los costes, ni tampoco obtendremos un margen justo de beneficio. Así que no debemos esforzarnos en bajar el precio poniendo en peligro nuestra empresa, sino que debemos esforzarnos en buscar y encontrar a las personas que aman nuestro proyecto y que estén dispuestos a pagar el precio justo por aquello que hacemos, y allí es donde entra el Marketing.

¿Cómo llegaremos a estos clientes? La parte de marketing de tu plan de negocios detallará las estrategias y tácticas que llevaras a cabo para dar a conocer tu producto y así llegar a las personas que pueden estar interesadas en él. Quizás una campaña en redes sociales, quizás el envío de emails, notas de prensa…   Sea cual sea la táctica que quieras a emplear debes describirla aquí.

Incluye:

• Canales Online (redes sociales, blog, notas de prensa, newsletter, publicidad pagada, web, tienda on-line, videomarketing, etc )
• Offline (tiendas físicas, ferias, eventos)
• Estrategias: Define al máximo cómo vas a hacer uso de estos canales, cuales son tus objetivos en cada uno de ellos.
• Análisis: Analiza los resultados de todas  y cada una de estas estrategias.

. Financiación

Por último esta es la parte que todo el mundo teme, ya que debe contener toda la información financiera. Muchos de estos datos los hemos ido recopilando en puntos anteriores, pero es aquí donde los analizaremos y definiremos de donde saldrá todo el dinero necesario para ponerlo en marcha y mantenerlo. Deberemos detallar el dinero que sale, pero no debemos olvidar también el que entra. ¿Cuáles son los ingresos estimados? ¿En cuanto tiempo crees que puedes recuperar tu inversión inicial? ¿Qué parte de tus beneficios vas a reinvertir de nuevo?

• ¿Cuánto cuesta empezar a producir? (Gastos previstos, ingresos previstos)
• ¿Cómo financiarás tu negocio? (ahorros, préstamo, inversores)
• ¿Cuáles son tus metas financieras para tu negocio? (En cuánto tiempo recuperarás la inversión inicial, cuánto facturarás el primer año, qué parte vas a reinvertir para mejorar)

Quizás esta es la parte más incómoda de todo el plan de empresa, pero es esencial que llegues lo más lejos posible en este aspecto. Tu empresa debe ser viable, es tu manera de ganarte la vida y debe mantenerse en el tiempo y sobre todo ser rentable.

Paso 3. Transformar todo este plan en objetivos y pasar a la ACCIÓN

Bueno, aquí lo digo muy breve, pero posiblemente este el punto más importante de todo el plan, ya que si lo rellenamos punto por punto y lo guardamos en un cajón, sin extraer unas conclusiones y objetivos no servirá para nada.

Mi consejo es que vayas anotando cada una de las conclusiones importantes en una lista, para luego transformarlas en estrategias o en objetivos. Intenta reducirlos a su forma más concreta. Es ideal que los objetivos sean medibles y cuantificables.

Por ejemplo: Podría extraerse como uno de los objetivos de este plan: “Vender mis productos en internet” y sería mucho más concreto:”Desarrollar una web con tienda online para vender mis productos”

Cada objetivo puede a su vez subdividirse en una serie de tareas simples y concretas, con fechas y plazos límite para conseguirlos. Convierte todos esos objetivos en tareas de forma que puedas realizar una planificación temporal.

Por ejemplo:

“Desarrollar una web con tienda online para vender mis productos”:

Fecha de lanzamiento de la web: 6 de junio

Tiempo de desarrollo 3 meses

Planificación temporal: desde el 6 de abril al 6 de junio.

Incluso este objetivo visto así es muy amplio, ¿Qué tareas debes hacer para desarrollar una tienda online? primero quizás debas investigar y recopilar un listado de diseñadores web, contactar con ellos. Si quieres hacértela tú mismo deberás ver qué plataformas existen para alojar tu web, buscar plantillas. Escribe todas esas tareas pequeñas y ponte una fecha tope para cada una, como cuando tenías exámenes en la universidad. Si no hay fecha límite las tareas se alargarán en el tiempo.

¿Has oído hablar del DAFO? seguro que sí. Es una herramienta muy útil para que te resulte más sencillo extraer esas estrategias y objetivos. Se basa en un análisis externo e interno, de las oportunidades y amenazas del entorno, así como de tus debilidades y fortalezas. Esta herramienta es muy interesante, y da en ella misma para un post completo, si os molan este tipo de posts y queréis que os hable concretamente sobre el DAFO dejádmelo en comentarios, ¡yo estaré encantada!

Paso 4. Actualización

Una vez tengas este modelo de plan de empresa terminado te resultará más sencillo ir ampliándolo, añadiendo aspectos más concretos, profundizando en los conceptos que sean de mayor importancia.

Además un plan de negocios no es una cosa que se haga al principio y no se vuelva a mirar. Cada día tu proyecto va cambiando, quizás descubras que te habías equivocado en un aspecto y debes dar un pequeño giro, o averiguas una forma mejor de conseguir algo. Quizás tus gustos cambian, o tu situación personal. Por ello debes actualizar periódicamente este plan de empresa, ya que deberá servirte de guía y también te ayudará a analizar cómo evoluciona tu proyecto.

Es recomendable ir revisándolo cada 6 meses aproximadamente y añadir o modificar puntos. Cuando crees nuevos productos, cambies los canales de marketing, o tus puntos de venta, cuando te plantees nuevos objetivos…

Es importante que siempre guardes las copias de tus planes antiguos, de forma que quede constancia de tu evolución y de los cambios que has ido haciendo.

El último consejo que te daría es que no te pongas a saco y lo rellenes todo en un mismo día, márcate una hora cada día para hacerlo hasta que lo termines, deja tiempo para reposar tus pensamientos, para investigar los temas que no tengas claros todavía. Sin obsesionarte en terminarlo cuanto antes.

Y hasta aquí el post de hoy, espero que os sirva mi propia versión del plan de empresa, espero haberlo simplificado un poco y sobre todo espero que os haya dado ganas de profundizar en todos los aspectos de vuestro proyecto. ¡Y si has aguantado hasta aquí desde luego te mereces un premio! Así que durante el día de hoy tienes todos los modelos de libretas al 50%, sin códigos, para que puedas empezar a desarrollar tu plan en una de nuestras libretas. Puedes verlas todas en el siguiente enlace.

¡SÍ! ¡QUIERO UNA LIBRETA!